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Organisation des randonnées et attribution des subventions

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Modérateur: steph

Organisation des randonnées et attribution des subventions

Messagede Marie P » Mar Mar 10, 2020 3:47 pm

Préambule :
Les randonnées constituent des moments collectifs forts de la section Loisirs du club d’aviron de Lille. Afin de les encourager, l’association UNL Loisirs subventionne une partie des frais de participation engagés. Ce document vous informe du mode de sélection des randonnées, précise le rôle et les « missions » des organisateurs et détaille les modalités ouvrant droit à une subvention de l’association.


1/ Sélection des randonnées collectives auxquelles le Club participera durant l’année :

- Chaque année au mois de janvier, une réunion est organisée par le bureau de l’association UNL Loisirs afin de partager le calendrier de l’année des randonnées organisées par la Fédération Française d’Aviron mais aussi, celles organisées en Belgique, aux Pays-Bas et ailleurs, afin de définir ensemble celles auxquelles une majorité de membres du Club souhaite participer.

- Lors de cette réunion, un appel est lancé aux bénévoles qui souhaiteraient assurer l’organisation d’une des randonnées retenues (les anciens ayant de l’expérience en la matière sont toujours disponibles pour aider !).

- Certaines randonnées non sélectionnées pendant la réunion pourront être organisées pendant l’année et subventionnées à condition de réunir l’ensemble des critères ouvrant droit à une subvention, d’en informer au préalable le bureau, mais aussi la commission loisirs si la participation nécessite l’emprunt de bateaux, afin de s’assurer de leur disponibilité et de celle de la remorque versus le calendrier des compétiteurs avec qui nous partageons le matériel.


2/ Organisation des randonnées :

- Pour chaque randonnée retenue, le(s) organisateur(s) bénévole(s) valide(nt) avant toute chose, auprès de la commission Loisirs du Club, que la remorque et les bateaux sont disponibles aux dates de la randonnée, si cette dernière nécessite le transport de nos propres bateaux.

- Une fois cette vérification faite, l’organisateur Lillois appelle l’organisateur de la randonnée pour s’assurer de la disponibilité de places (vérifier notamment le nombre de sièges proposés à la location si nous ne transportons pas nos bateaux) et fait une pré-inscription si possible.

- L’organisateur poste un message sur le forum afin d’informer l’intégralité des membres du Club de l’opportunité de prendre part à la randonnée. Il y indique les informations suivantes :
* Un titre indiquant [RANDO], le nom de la randonnée et ses dates
* Dans le corps du post :
 un rappel des dates
 le lieu
 la distance à parcourir
 le niveau de rame requis
 le nombre de participants acceptés en cas de limitation
 la date limite d’inscription
 une description de la randonnée et idéalement un lien vers sa présentation
 une estimation des coûts à engager par rameur pour y prendre part
 la possibilité d’avoir des accompagnateurs.

- Les participants doivent s’inscrire impérativement en personne via le forum et les places sont attribuées dans l’ordre d’inscription sur le forum, l’organisateur mettant fréquemment son post à jour avec la liste des personnes inscrites.

- Les bateaux du club ne sont ni loués, ni prêtés (sauf Lille Don). Il est cependant possible d’accueillir 1 rameur extérieur au Club pour compléter une dernière yolette, à la seule condition que ce rameur extérieur soit en possession d’une licence d’aviron en cours de validité. La tolérance est d’un rameur extérieur pour l’ensemble de la randonnée et non par bateau : 4 rameurs lillois pour une yolette, 9 rameurs lillois pour 2 yolettes, 14 rameurs lillois pour 3 yolettes, etc.

- L’organisateur :
* Réserve auprès de la commission Loisirs du Club la remorque et les bateaux ainsi que la camionnette du club, si nécessaire.
* S’assure, auprès des éducateurs loisirs, que toutes les personnes inscrites ont le niveau de rame requis pour cette randonnée.
* Inscrit les membres du club à la randonnée auprès des organisateurs de cette dernière.
* S’assure – si le transport de bateaux est nécessaire – de la présence, parmi les participants, de personnes ayant un véhicule et/ou permis adapté(s) au tractage de la remorque.
* Organise le transport jusqu’au lieu de la randonnée. Les transports collectifs et les plus économiques sont privilégiés.
* Organise l’hébergement si nécessaire en privilégiant les hébergements collectifs (type auberge de jeunesse, gîte de groupe ou hôtel permettant de partager une chambre à trois comme les chaines hôtelières Ibis budget ou Formule 1).
* Demande les avances de frais auprès du trésorier de l’association UNL Loisirs.
* Gère le budget lié à l’organisation de la randonnée en gardant tous les justificatifs de dépenses. Un tableur Excel d’aide au calcul existe et est disponible pour tout organisateur. Son utilisation est fortement recommandée pour faciliter la relecture des comptes.
* Supervise le rangement de tous les matériels empruntés au Club à l’issue de la randonnée.
* Communique à chaque participant le montant à régler au Club à l’issue de la randonnée, après validation des comptes par le bureau de l’UNL Loisirs. Ce montant doit être communiqué dans un délai maximum d’une semaine après la randonnée.


3/ Règles d’accès à une subvention des frais engagés pour la participation aux randonnées organisées par le Club :

- L’association UNL Loisirs encourageant des projets fédérateurs et collectifs, les randonnées individuelles ou jusqu’à 3 rameurs pourront être organisées mais seront considérées comme des projets individuels au regard de l’association et n’ouvriront pas droit à une subvention.

- L’association UNL Loisirs subventionne les randonnées ayant à minima 4 participants licenciés du Club de Lille selon le principe suivant :
* 10% des frais de déplacement
* 50% des frais d’inscription
* Ces niveaux de subventions sont établis dans la limite d’un plafond de 40€*/personne/randonnée.

Pourquoi mettons-nous en place un plafond ?
Le budget annuel de l’association alloué aux subventions est fixe. En fonction des randonnées retenues et du nombre de participants, le budget de subventions du Club ne sera pas le même d'une année sur l'autre, d’où la nécessité de mettre en place un plafond de remboursement maximum, afin de ne pas mettre en péril les finances de l’association.
* Le plafond est fixé à 40€ de remboursement maximum par personne et par randonnée et pourra être revu chaque année par le bureau de l’Association UNL Loisirs à l’issue de la réunion de janvier concernant l’organisation des randonnées de l’année. Si ce plafond était modifié, son montant serait communiqué via le forum, dans les 30 jours suivant la réunion.

Modalités de subvention des frais de transports :
- La subvention est de 10% des frais de transports calculés comme suit :
* Pour un véhicule personnel transportant des rameurs : coût d'un aller (carburant seul - hors péage) estimé sur Mappy.fr x 2.5 pour prendre en compte l'usure du véhicule.
* Pour un véhicule personnel tractant la remorque : coût d'un aller (hors péage) estimé sur Mappy.fr x 5.
* Pour le camion du club : les frais de carburant sur présentation des justificatifs de paiement.
* S’ajoutent à ces frais les péages et parkings éventuels, s’ils sont indispensables, sur présentation des justificatifs de paiement.
- Le transport collectif le moins cher doit toujours être la solution privilégiée.
- Pour les randonnées de plus de 4 participants, le remplissage des véhicules devra être optimisé afin d'engager le moins de véhicules possibles dans le déplacement.
- Si un autre moyen de transport que la voiture est utilisé, la subvention de 10% portera sur le coût de carburant d'un trajet aller en voiture calculé sur Mappy.fr avec 4 personnes (donc la subvention par personne correspondra au coût d’un trajet divisé par 4). Si le coût réel est moins important, la subvention portera sur ce dernier sur présentation des justificatifs de paiement.
- Si des rameurs partent plus tôt ou plus tard pour prolonger leur séjour les subventions ne s’appliquent pas. Le voyage est alors fait à titre personnel. Seul le transport collectif est subventionné.

La subvention de trajets effectués en voiture ou avec la camionnette du Club ne pourra être appliquée qu'à la seule condition que le remplissage des véhicules soit optimisé (par exemple ; si 4 participants à une même randonnée prennent 2 voitures pour s'y rendre, l’association UNL loisirs ne subventionnera que les frais liés à un seul des deux véhicules, partant du principe que tous les participants auraient pu partager la même voiture).

Modalités de subvention des frais d’hébergement :
- L’hébergement n’est pas subventionné sauf s’il est inclus obligatoirement dans le forfait de la randonnée ; et uniquement pour les randon’Aviron. Si une option « sans hébergement » est proposée, cette dernière sera retenue pour la subvention. Il en va de même pour les repas.

Modalités de subvention des frais d’inscription :
- Les frais d’inscription à la randonnée sont subventionnés à hauteur de 50% et dans la limite du montant maximum de subvention fixé à 40€ par personne et par randonnée.
- La location des sièges lors d’une randonnée est assimilée aux frais d’inscription.

Cas particulier en cas de désistement d’un participant :
L’inscription à une randonnée via le forum vaut engagement ferme et il est demandé à toute personne contrainte de se désinscrire de trouver un remplaçant afin de ne pas pénaliser le reste du groupe et la composition des bateaux. En cas de non remplacement, il peut lui être demandé de participer aux frais si certaines dépenses non remboursables ont déjà été engagées.

Cas particulier en cas d’annulation d’une randonnée du fait de ses organisateurs :
En cas d’annulation d’une randonnée par ses organisateurs (exemple : conditions météorologiques ne permettant pas d’assurer le bon déroulement de l’événement) ; la subvention pour les frais déjà engagés et non recouvrables sera maintenue.

Cas particulier des subventions pour les randonnées sans frais d’inscription :
Pour certaines randonnées auxquelles des membres du club participent mais ne comportant pas de frais d’inscription (par exemple la randonnée d’Amsterdam), le bureau de l’Association UNL Loisirs pourra prendre la décision d’augmenter le montant de la subvention aux frais de transport. Cela sera alors convenu avec l’organisateur bénévole du Club et sera précisé dans le post du forum relatif à la randonnée.

Bonne rame et belles randonnées à tous !

Le bureau de l’UNL Loisirs.
Marie P
 
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Re: Organisation des randonnées et attribution des subventio

Messagede Corinne S » Mer Mar 11, 2020 6:12 am

Merci Marie.
Quel travail.
C.est clair :bien:
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Corinne S
 
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